Innerhalb der zweiten Phase, verdichten sich alle Vorstellungen zum Film und werden vorbereitend auf die eigentliche Produktion organisiert und disponiert. In erster Linie müssen nun die verantwortlichen Crewmitglieder, die sogenannten Heads, der einzelnen Departments bestimmt werden. Der Produktionsleiter wird nun in enger Zusammenarbeit mit den Heads die Dreharbeiten auf einen reibungslosen Ablauf hin ausrichten. Dabei passieren sehr viele Dinge gleichzeitig und die Arbeit erfordert ein perfektes Zeitmanagement und verlässliches Teamwork.
Castings Darsteller/Schauspieler
Um die Besetzung auf Schauspielerischer Seite zu verwirklichen, müssen Castings organisiert und ausgeschrieben werden. Dieser Schritt sollte relativ zeitnah stattfinden. Zum einen, da es durchaus dauern kann, bis ein geeigneter Schauspieler für eine bestimmte Rolle gefunden wird und zum anderen brauchen Darsteller, vor allem Hauptcharaktere, einen gewissen Vorlauf um sich auf ihre Rolle optimal vorbereiten zu können. Kleinere Rollen können zur Not auch erst kurz vor Drehbeginn gecastet werden.
Konzept für Kostüm-/Maskenbildner
Nebenbei arbeiten bereits Kostüm- und Maskenbildner, in enger Zusammenarbeit mit dem Regisseur, ein optisches Konzept für Bekleidung und Maske aus. Je nach Genre kann das sehr aufwendig, oder weniger aufwendiger sein. Ein historischer Film der im 17. Jahrhundert spielt, erfordert einen höheren Kostümaufwand und Verkleidungskünste, beispielsweise durch Perücken. Unter Umständen reisen Kostümbildner auch zu den verschiedensten Theaterfundus der Welt, um ihre Kostüme zusammen zu stellen oder anfertigen zu lassen. Wichtig für diese beiden Departments ist das Fitting mit den Schauspielern. Die Schminkproben und Anpassungen der Kostüme ist ein äußerst essenzieller Punkt, der ernst genommen werden sollte. Alle Probleme die dabei entstehen, können in Ruhe vor Drehbeginn geklärt werden und sparen kostbare Zeit am Drehtag selbst.
Drehorte für Film suchen: Location Scout
Auf der Suche nach den besten Drehorten ist währenddessen der Location Scout. Dabei sammelt er mögliche Motive, die später zusammen mit den Heads besichtigt und evaluiert werden. Für die Motivauswahl sind sehr viele Faktoren entscheidend. Ganz vorn natürlich: die Kosten. Aber auch die bildliche Eignung ist wichtig. Die Motive müssen die Geschichte optisch unterstützen, den Zuschauern helfen Orte zu zuordnen und darüber hinaus auch noch einige organisatorische Kriterien erfüllen. Sie müssen über genügend Platz verfügen. Nicht nur, um während des Drehs die wichtigsten Crewmitglieder am Set unterbringen zu können. Sondern auch um dem Produktionsteam die Möglichkeit zur Equipment- und Technikeinlagerung zu ermöglich. Im absoluten Idealfall befinden sich die Drehorte in unmittelbarer Nähe zu einem Hotel, das sich für die gesamte Crew eignet, es hat genügend Platz für den Fuhrpark der Produktion und verfügt über einen gemütlichen und manchmal auch warmen Sammelraum für das Catering. Zeit ist Geld und zu lange und unnötige Wege können eine Filmproduktion erschweren und verteuern.
Drehplan erstellen für Zeitabläufe
Sobald die Motive ausgewählt sind, wird der Drehplan erstellt und so ein genauer zeitlicher Rahmen geschaffen. Ein Drehplan muss viele terminliche Komponenten vereinen und für alle Beteiligten die beste Lösung bieten. Heißt, zeitlich muss einfach alles passen: das Motiv muss verfügbar sein sowie die Schauspieler und die Heads.
Bild-/Beleuchtungskonzept für Kamera & Licht erarbeiten
In den technischen Abteilungen, wie Kamera und Licht, werden Bildkonzepte erarbeitet und Beleuchtungsstrategien entwickelt. Daraus erschließt sich der zu erwartende technische Aufwand und die damit verbunden Kosten. Je mehr Technik benötigt wird, desto teurer wird diese Kostenstelle und umso mehr Mitarbeiter werden benötigt, um den Anforderungen zeitlich gerecht zu werden. Ebenfalls geklärt werden muss, ob neben den Techniktransportern, wie LKWs und Sprinter, noch weitere Fahrzeuge, wie Aggregate oder Hubarbeitsbühnen, benötiget werden. Der Kameramann beschäftigt sich darüber hinaus mit der richtigen Wahl der Kamera und den dazu gehörigen Optiken.
Ausstattung für Drehorte organisieren
Die Ausstattungsabteilung bereitet sich baulich und ergänzend auf die Drehorte vor. Dafür werden die Requisiten gebaut, ausgeliehen oder gekauft. Diese Abteilung erfordert in der Regel den größten Zwischenlagerraum und tatsächliche Vorarbeitszeit vor Drehbeginn. Sollte diese nicht ausreichend zur Verfügung stehen, kann es durchaus sein, dass die Crew in einem Raum mit noch nassen Wänden drehen muss.
Verträge Darsteller/Mitarbeiter, Catering & Logistik
Anhand des Drehplans kann nun die Produktionsabteilung detaillierter planen. Darsteller- und Mitarbeiterverträge werden erstellt, Hotels angefragt und gebucht, das Cateringunternehmen ausgewählt, der Fuhrpark mit zahlreichen LKWs, Sprintern und PKWs zusammengestellt. Die ersten Reisen werden gebucht und unter Umständen auch Einreisevisa beantragt. Der hohe administrative Arbeitsaufwand kurz vor der Produktion erfordert ein gut funktionierendes Team, dass sich unter Umständen gegenseitig zu helfen vermag.